5.3. Procedura de semnalare a neregulilor pentru angajații Operei Brașov

5.3.1. Dacă angajatul Operei Brașov suspectează abateri sau nereguli, care fie s-au produs, se produc sau sunt pe cale de a se produce, atunci acesta este obligat să acționeze imediat în conformitate cu gravitatea abaterii sau neregulii observate;

Dacă există motive justificate de suspiciune privind o abatere sau neregulă, trebuie argumentate cu fapte relevante existente și dovezi. Pe de altă parte, persoanei care le semnalează i se recomandă cu insistență să nu facă investigații pe cont propriu, ci să sesizeze persoanele responsabile conform prezentei proceduri.

Dacă o persoană decide, pe baza unei analize atente, că este cazul să facă o sesizare privind o neregulă constatată, va completa formularul „ Sesizare neregularitate” al prezentei proceduri, pe care îl va ridica de la  secretariatul instituției și îl va transmite către una din persoanele menționate mai jos (în funcție de natura problemei și persoana sau persoanele implicate):

Șeful Serviciului în care s-a constatat neregula (dacă șeful Serviciului nu are vreo implicație)
Dacă există motive rezonabile să se creadă că șeful respectivului serviciu are vreo implicație în neregularitatea  precizată, va fi sesizat șeful ierarhic superior sau unul din factorii prezentați mai jos
Consilierul de etică
Conducătorul institutiei
 

în cazul în care neregularitățile sunt semnalate de persoane din afara instituției, sesizările vor fi depuse în scris la secretariatul instituției sau pe adresa e-mail secretariatoperabrasov@yahoo.com.

5.3.2. Asigurarea confidențialității

Dacă din orice motiv, persoana care face sesizarea dorește să i se asigure confidențialitatea cu privire la identitatea sa, persoana care primește sesizarea are obligația de a păstra confidențialitatea.

5.3.3.Anonimatul

Dacă persoana care face sesizarea dorește să rămână anonimă (adică să își ascundă complet identitatea), va transmite formularul de sesizare a neregulilor către una din persoanele menționate mai sus, pe cale poștală. în acest caz, formularul de sesizare a unei nereguli se completează de persoana care dorește să sesizeze o neregulă, cu datele corespunzătoare (fără datele sale de identificare) și se introduce într-un plic. Pe plic se va menționa numele persoanei la care dorește să ajungă sesizarea (destinatar) precum și mențiunea’’Sesizare nereguli”. Persoana responsabilă cu înregistrarea documentelor la nivel de entitate, va prelua plicul la momentul primirii, urmând a fi inregistrat și înmânat persoanei destinatar.

5.3.4. înregistrarea, raportarea și urmărirea sesizărilor

Pentru fiecare sesizare privind o neregulă, se completează formularul Sesizare neregularități.

Persoana care sesizează neregula va completa formularul menționat.

Se va completa Registrul de evidență a neregularităților al Operei Brașov de către primitorul sesizării. Acest registru va fi păstrat la secretariatul instituției, iar primitorul sesizării il va ridica ori de căte ori va fi necesar în vederea completării acestuia.

în acest Registru se va înregistra fiecare sesizare primită.

Primitorul sesizării va analiza și investiga cu toată răspunderea sesizarea primită.

Persoana care primește sesizarea și demarează activități de investigare a acesteia întocmește o notă de constatarecare conține:

– rezultatele anchetei întreprinse

– acțiunile propuse pentru a preveni agravarea prejudiciului și pentru a elimina cauza apariției neregulilor semnalate

– termene pentru implementarea acțiunilor propuse

– persoana/persoanele responsabila/responsabile cu implementarea acțiunilor propuse

– persoana responsabilă cu evaluarea gradului în care neregula a fost rezolvată.

Dacă sesizarea este adresată unui șef de serviciu, acesta va face o primă investigație și, dacă este cazul, îl va informa pe managerul instituției când va considera că sesizarea are o susținere suficientă; împreună vor decide măsurile ce vor fi inițiate în continuare, inclusiv posibilitatea inițierii unor acțiuni disciplinare împotriva făptuitorului.

Dacă sesizarea este adresată consilierului de etică, acesta va analiza de asemenea situația semnalată,  va întocmi ulterior o nota de constatare, pe care o va înainta managerului, urmând ca acesta să stabilească dacă neregula sesizată este de natură disciplinară sau nu.

în cazuri deosebite managerul Operei Brasov poate numi o comisie de cercetare pentru analiza și investigarea situației semnalate.

După finalizarea tuturor acțiunilor impuse pentru rezolvarea situației semnalate, toate documentele întocmite cu această ocazie vor fi păstrate într-un dosar numit Semnalare neregularități.

Timpul de păstrare a acestui tip de documente este de 5 ani de la finalizarea acțiunilor care au dus la eliminarea neregularității constatate.

După finalizarea acțiunilor de eliminare a neregularității constatate, în funcție de natura acesteia, primitorul sesizării va informa persoana care a făcut sesizarea cu privire la soluționarea situației semnalate.

3. RESPONSABILITĂȚI
 

a.  Managerul Operei Brașov
Analizează toate sesizările care ii sunt adresate;
Decide acțiuni menite să elimine atât nereguli apărute cât și cauzele care au condus la apariția acestora;
Cand se impune, decide cercetarea disciplinară pentru investigarea neregulilor semnalate;
încurajează orice persoană care dorește să semnaleze și să discute managementul corespunzător despre o practică cu care s-a confruntat sau se confruntă în instituție, practică pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijență gravă din partea unuia sau mai multor angajați, indiferent de funcția pe care aceștia o dețin in instituție;
Analizează rezolvarea tuturor sesizărilor primite de la subordonați.
 

b.  Șefii de servicii
Analizează toate sesizările care le sunt adresate;
Decid acțiuni menite să elimine atât nereguli apărute cât și cauzele care au condus la apariția acestora;
încurajează orice persoană din subordine care dorește să semnaleze o neregulă;
Raportează managerului toate sesizările primite;
înregistrează, completează și și păstrează formularul de sesizare a neregulilor și toate
celelalte documente întocmite cu ocazia investigării și soluționării sesizării primite.

c.  Consilierul de etică
Analizează toate sesizările care ii sunt adresate;
Participă alături de alte persoane desemnate, la identificarea cauzelor care au condus la apariția neregularităților;
încurajează orice persoană care dorește să semnaleze și să discute managementul corespunzător despre o practică cu care s-a confruntat sau se confruntă în instituție, practică pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijență gravă din partea unuia sau mai multor angajați, indiferent de funcția pe care aceștia o dețin in instituție;
Raportează managerului toate sesizările primite;
înregistrează, completează și și păstrează formularul de sesizare a neregulilor și toate
celelalte documente întocmite cu ocazia investigării și soluționării sesizării primate.

4. Angajații și colaboratorii instituției
Sunt obligați să informeze șefii de servicii, consilierul de etică, managerul asupra situațiilor în care se iau cunoștință de nereguli grave sau incalcări al legilor, regulamentelor, procedurilor interne, ale codului de conduita.
   

7. Formular evidență modificări

 Nr. crt.
 Edițía
 Data ediției
 Revizia
 Data reviziei
 Nr. pag.
 Descriere modificare
 Semnătura

conducătorului compartimentului
 
1.
 I
 04.12.2018
        
  
2.
  
 
3.
 
 
 
 26.08.2019
 
Aspecte privind consilierul de etica

Aspecte privind protectia avertizorului

Aspecte privind reclamatiile persoanelor din afara institutiei
  
 
 
 
. . . . .
 
 
  
  
  
  

8. Formular analiză procedură

 Nr. crt.
 Compart.
 Nume și prenume

conducător compart.
 înlocuitor de drept

sau delegat
 Aviz favorabil
 Aviz nefavorabil
 
Semnătura
 Data
 Observații
 Semnătura
 Data
 
1
 Manager
     
 26.08.2019
 
 
 
 
2
 Serviciul

Resurse umane -Relații publice
     
 26.08.2019
 
 
 
 
3
 Serviciul Contabilitate-Salarizare
     
 26.08.2019
 
 
 
 
4
 Serviciul Producție-Administrativ
     
 26.08.2019
 
 
 
 
5
 Serviciul Studii Muzicale Solisti Vocali
     
 26.08.2019
  
  
   
6
 Serviciul Cor

 26.08.2019
  
  
  
7
 Serviciul Balet
     
 26.08.2019
 
 
 
 
8
 Serviciul Orchestra
     
 26.08.2019
 
 
 
 
9.
 Serviciul Scena
  
  26.08.2019
  
  
  

 9. Lista de distribuire procedură

Nr. ex.

Compart.

Nume și prenume

Data primirii

Semnătura
 

Data retragerii
 Data intrării în vigoare a procedurii
 Semnătura
 
1
 Manager
 
 26.08.2019
 
 
 26.08.2019
 
 
2
 Serviciul

Resurse umane -Relații publice
 
 26.08.2019
 
 
 26.08.2019
 
 
3
 Serviciul Producție-Administrativ
 
 26.08.2019
 
 
 26.08.2019
 
 
4
 Serviciul Contabilitate-Salarizare
 
 26.08.2019
 
 
 26.08.2019
 
 
5
 Serviciul Studii Muzicale Solisti Vocali
 
 26.08.2019
 
 
 26.08.2019
 
 
6
 Serviciul Cor
 
 26.08.2019
 
 
 26.08.2019
 
 
  7
   Serviciul Balet
 
 26.08.2019
 
 
    26.08.2019
 
 
   8
  Serviciul Orchestră
 
 26.08.2019
 
 
    26.08.2019
 
 
   9
 Serviciul Scena
 
 26.08.2019
 
 
    26.08.2019
 
 
 

10.  ANEXE

Anexa 1:
 

ANEXA 1  Formularul – Sesizare neregularitati

Sesizare neregularitati
 Data

……….(0)………
 
Serviciul :

……………..(1)…………………
 
Persoana/persoanele care a/au savarsit neregularitatea

…………….(2)………………….
 
Data constatarii savarsirii neregularitati

…………….(3)………………….
 
Descrierea neregularitatii

…………….(4)………………….
 
Descrierea prejudiciului cauzat

…………….(5)………………….
 
Intocmit

……………(6)…………………..
 
 

Câmp
 Completarea câmpului
 
0
 Data completării sesizării
 
1
 Denumirea compartimentului în care s-a constatat neregula semnalată
 
2
 Numele persoanelor care au săvârșit neregularitatea
 
3
 Data la care avertizorul a constatat apariția neregularității
 
4
 Descrierea pe larg a neregulii constatate
 
5
 Descrierea prejudiciului cauzat de neregula constatată (dacă se cunoaște acest prejudiciu), ex: financiar, moral, prejudiciu de imagine a instituției, a unei persoane etc.
 
6
 Numele, prenumele și semnătura persoanei care face sesizarea
 

 ANEXA 2 Formularul – Registru evidență neregularități

Nr. înregistrare
 Data
 Descrierea

neregularității
 Persoana care a sesizat neregula

 (nume, prenume)
 Observații

5